Comment améliorer votre onboarding investisseur ?

L’onboarding d’un investisseur (parfois appelé « procédure d’engagement ») désigne les informations collectées et les diligences réalisées par une Société de Gestion de Portefeuille (ou « GP ») dans le cadre de l’entrée en relation avec un souscripteur potentiel (ou « LP », « Limited Partner »).

Ces éléments, principalement liés à des obligations réglementaires, peuvent couvrir :
- la catégorisation du souscripteur,
- la définition de ses objectifs en matière de durabilité,
- la définition d’un profil de risque et la réalisation d’un test d’adéquation,
- la conduite des diligences Know Your Customer & Anti Money Laudering (KYC-AML, ou KYC-LCB-FT en français pour Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme).

Ce dernier point est une étape absolument fondamentale chez les acteurs financiers, notamment réglementés. Il permet de vérifier l'identité de leurs contreparties (investisseurs, cibles d’investissement, fournisseurs, distributeurs, …) et de s’assurer de la provenance / destination des capitaux investis. Cela, dans une logique de prévention des risques liés au blanchiment d'argent, au financement du terrorisme, ou de toute autres activités financières illicites.

La procédure d’onboarding implique la collecte et la vérification de nombreuses données et documents : justificatifs d’identités, preuves de résidence, extraits de casier judiciaire, actes d’immatriculations, statuts, déclarations diverses et attestations sur la provenance des fonds.

Pourquoi digitaliser l’onboarding investisseur ?

Digitaliser l’onboarding investisseur pour améliorer la relation LP

Obtenir un commit de la part d’un LP est le fruit d’un travail de longue haleine, qui nécessite l’implication de plusieurs équipes (bien que les Relations Investisseurs soient en front, si on remonte la chaîne, c’est toute une organisation qui travaille à la structuration de véhicules qui répondront aux attentes et aux objectifs des investisseurs).

Pourtant, le travail ne s’arrête pas là. Une fois l’engagement obtenu, la suite du processus doit être rapide, simple, et ne pas ternir la qualité de la relation qui a parfois été difficile à créer.

Dès lors, comment éviter la complexité administrative, les aller-retours avec différents services et notamment la compliance, et les échanges multiples qui viennent ternir le travail réalisé précédemment ?

La mise en place, à travers un portail investisseur, d’un parcours digital peut constituer une excellente réponse à ces enjeux : les formulaires digitalisés et intelligents remplacent les fichiers .pdf envoyés par email avec de multiples renvois à des annexes, la double saisie disparaît complètement, la documentation est  pré-remplie, mise en signature automatiquement, et archivée de manière sécurisée pour toutes les parties prenantes.

Outre le gain de temps colossal, c’est aussi un gain majeur de fluidité pour le LP (et pour le GP).

Digitaliser l’onboarding investisseur pour réduire ses coûts

La digitalisation des processus internes peut avoir un effet très positif sur le compte de résultat de la structure qui s’outille.

Dans le cas de l’onboarding, la digitalisation permet de :
- créer des parcours automatisés et autonomes de collecte d’informations, qui s’adaptent de manière dynamique en fonction des typologies d’investisseurs et de leurs réponses (professionnels ou non, intermédiés ou non, …) évitant ainsi l’accompagnement humain par les équipes Relation Investisseurs,
- gérer automatiquement les cas d’erreurs ou les besoins de correction,
ou réaliser des calculs complexes (par exemple dans le cadre d’un scoring d’un profil de risque)se connecter à une galaxie d’outil pour automatiser l’envoi de données aux 3rd party qui interviendraient dans le processus.

Cela, sans être sensible à la notion de volume (que vous réalisiez 1 ou 1 000 onboardings en simultané n’a aucune importance — pratique pour mettre en place du continuous monitoring) et en générant instantanément et automatiquement la documentation personnalisée qui peut être produite par le GP tout au long de l’entrée en relation.

Autant d’éléments qui devaient jusque-là être réalisés par des équipes qui peuvent maintenant se concentrer sur d’autres sujets.

Digitaliser l’onboarding investisseur pour sécuriser les données

En digitalisant l’onboarding de vos LPs, vous stockez les données collectées sur un serveur sécurisé. Vous vous assurez aussi que ces données sont accessibles d’après des règles et des habilitations strictes ; vous pouvez ainsi restreindre l’accès à la donnée aux seules personnes habilitées.

La digitalisation des parcours permet également la collecte des informations et document, directement au sein d’un environnement sécurisé, évitant ainsi les échanges d’informations sensibles par email.

Digitaliser l’onboarding investisseur pour renforcer la conformité

L’utilisation d’un système informatique permet de figer dans le marbre des règles métiers claires et d’éviter ainsi le risque d’erreur humaine.

Il permet aussi de réunir toutes les parties prenantes d’une procédure au sein d’un même outil et de définir des workflows qui ne peuvent pas être outrepassés (réalisation d’un contrôle 4 yeux, initiation automatique d’une procédure d’escalade et remontée de l’information aux personnes concernées à partir d’un événement spécifique).

Dans le cadre du KYC et des diligences AML, la digitalisation permet notamment de se connecter à une galaxie d’outils tiers pour réaliser en temps réel des diligences complémentaires, par exemple :
- le screening de bases de données PPE, de liste de sanctions ou de gel des avoirs,
- l’extraction automatisée des informations contenues au sein des documents demandés (CNI, JDD, …),
- l’analyse de ces mêmes documents pour vérifier qu’ils n’ont pas été falsifiés.

Enfin, en réalisant l’intégralité des processus à travers un outils digitalisé, qu’il s’agisse de la complétion des informations côté investisseur ou de la réalisation des diligences côté GP, vous disposez à tout moment d’une trace d’audit complète et accessible.

Plus besoin de documenter en parallèle de vos diligences les vérifications réalisées, tout est déjà logué, trié, archivé. La traçabilité est ainsi complète.

Comment digitaliser son onboarding investisseur ?

Vous pensez que votre procédure d’onboarding peut être améliorée ? Plusieurs options s’offrent à vous.

Développer sa propre solution

En matière de digitalisation, le développement d’une solution « maison » est une option.

L’avantage : vous êtes en maîtrise totale du projet et de vos procédures, vous pouvez modeler votre solution 100% à votre image.

La contrainte : l’organisation nécessaire est lourde, elle nécessite d’importantes ressources (mobilisation des équipes métiers, direction de projet technique, équipes de développement).

Le recours à des prestataires externes (agences de développement) peut constituer une bonne solution sur le court terme, mais un coût très important sur le long terme : la maintenance ou les demandes d’évolution doivent être cadrées, chiffrées, implémentées par des prestataires tiers, ce qui implique des délais et des coûts importants et une perte de maîtrise du sujet.

Digitaliser des portions du parcours

Vous souhaitez tester les avantages du parcours digitalisé sans y investir trop de temps ou d’argent ? Vous pouvez, à l’aide d’outils no code, améliorer vos parcours à moindre effort.

Par exemple, en digitalisant la signature de vos bulletins de souscription à l’aide d’un prestataire de signature électronique.

L’avantage : l’investissement est minime et vous obtiendrez très rapidement des résultats, ce qui est parfait pour faire une preuve de concept du sujet ou valider l’intérêt d’enclencher un chantier en interne.

La contrainte : le niveau d’intégration d’une telle solution restera très faible (ex : la seule signature du bulletin de souscription) et il sera difficile d’atteindre le plein potentiel des gains recherchés.

S’outiller d’une solution de place

Il existe sur le marché de nombreux outils, dont Vasco, qui digitalisent les parcours d’entrée en relation avec des LPs.

L’avantage : vous pouvez disposer d’une solution complète, intégrée, à un coût moindre que le développement maison. Si vous optez pour une solution SaaS, la maintenance évolutive est généralement intégrée, votre produit continue donc d’évoluer en continu.

La contrainte : tous les outils ne se valent pas, ne proposent pas les mêmes fonctionnalités, et ne sont pas facturés de la même manière. Dès lors, le choix peut être compliqué.

Pour avancer sur ce sujet, nous vous recommandons de vous pencher sur des questions comme : périmètre fonctionnel souhaité, intégrations natives avec des prestataires tiers, niveau de personnalisation possible, modèle de facturation (notamment les limites d’utilisation et les éventuels frais variables), accès et sécurité des données, fluidités des parcours et de l’expérience.

Si vous souhaitez vous reposer sur un tiers de confiance pour vous accompagner dans ce sujet stratégique, il existe d'ailleurs de nombreux consultants ou cabinets de conseil qui pourront vous accompagner dans cette problématique.